Ce este semnătura electronică

Folosită în relația cu ANAF, ORDA, ONRC, CNAS sau alte instituții ale statului, semnătura electronică începe să aibă un rol din ce în ce mai mare în activitatea firmelor din România și inclusiv în rândul persoanelor fizice. Cu ajutorul ei se pot încheia contracte la distanță, se pot accesa platforme online, se pot depune declarații fiscale la Agenția Națională de Administrare Fiscală, se pot trimite rapoarte la Casa Națională de Asigurări de Sănătate și se pot elibera rețete electronice, se pot trimite documente la Registrul Comerțului, iar lista situațiilor în care poate fi folosită este din ce în ce mai lungă.

Avantajele folosirii semnăturii digitale nu pot fi neglijate. Timpul câștigat prin trimiterea documentelor pe internet poate fi folosit în activitățile direct productive. Se pot face și economii de resurse materiale pentru că documentele nu mai trebuie imprimate și scanate. Acest lucru permite și arhivarea lor electronică, situație în care cheltuirea unor sume de bani pentru depozitarea fizica a documentelor devine o alternativă. Un document electronic arhivat poate fi accesat mai ușor, iar numărul persoanelor care pot avea acces la el poate fi limitat.

Semnătura electronică poate fi folosită și la participarea la licitațiile publice, iar contestațiile pot fi formulate și soluționate mai repede deoarece se poate sări peste timpul pierdut cu expedierea documentelor necesare prin poșta clasică ori prin curier.

Semnătura electronică reprezintă o suită de date în formă electronică ce sunt atașate altor date în formă electronică pentru a servi ca metodă de identificare. Semnatarul este identificat cu ajutorul unui certificat digital.

Spre deosebire de semnătura olografă de pe un document digital, semnătura electronică nu poate fi decupată, iar conținutul documentului nu poate fi modificat fără ca acest lucru să nu poată fi observat. Orice modificare făcută anulează automat semnătura. În schimb, semnătura olografă (de mână) poate fi decupată și atașată altui document, fără ca acest lucru să poată fi observat. De asemenea, conținutul documentului poate fi și el modificat.

Semnătura digitală poate fi de mai multe tipuri, în funcție de certificatul digital pe care se bazează. Potrivit legislației actuale doar semnătura electronică extinsă, bazată pe un certificat digital calificat, îi poate da unui document valoarea legală a unui înscris sub semnătură privată. Putem spune fără nici o rezervă că doar semnătura electronică extinsă poate fi asimilată semnăturii olografe.

Legea 455/2001 privind semnătura electronică nu prevede interdicții în ceea ce privește persoanele care pot folosi semnătura electronică. Cu alte cuvinte, acest instrument de autentificare poate fi folosit de orice persoană care deține o cheie publică și o cheie privată (pereche funcțională) obținute de la un furnizor de servicii de certificare, împreună cu un certificat digital.

Ulterior, semnătura poate fi folosită pe orice document generat cu ajutorul unui program informatic precum editoarele de text, programele de calcul tabelar, de evidență contabilă etc. În cazul semnăturii digitale extinse este nevoie și de un dispozitiv securizat și un certificat digital calificat.

Certificatele digitale pot fi obținute de la orice furnizor acreditat din România. Cu toții pot emite certificate ce sunt recunoscute în mai multe state din UE.